آیا شما از جمله کسانی هستید که برای شروع کار روی یک پروژه مهم تا آخرین لحظه منتظر می مانند؟ آیا می دانید چگونه از شر این عادت بد خلاص شوید؟ وقتی صحبت از تعلل به میان می آید، بسیاری از افراد با نفوذ در دنیای تجارت، موسیقی و علم، از جمله استیو جابز، این کار را به تعویق انداختند.
شما تنها نیستید و تقریباً همه علاقه به به تعویق انداختن کارها دارند. با این حال، اگر این الگوی رفتاری به عادت شما نبدیل شود، به کمک نیاز دارید. این مقاله به شما کمک می‌کند تا این چرخه معیوب را بشکنید و یاد بگیرید که چگونه در بالای وظایف خود بمانید.
به تعویق انداختن کار چیست؟
تعویق کار، عمل تأخیر یا به تعویق انداختن وظایف و اقدامات است. این رفتار در بسیاری از زمینه‌های زندگی، مانند کار، مدرسه و روابط شخصی، رایج است. تعویق کار می‌تواند استرس را افزایش دهد، باعث عملکرد ضعیف، موعد تحویل نامه‌ها و دیگر عواقب منفی شود. طبق یک مطالعه، تقریباً 25% از بزرگسالان در سراسر جهان تعویق کارکنان مزمن هستند.
تعویق کار اغلب به دلیل اضطراب، کمال‌گرایی، کمبود انگیزه و مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان است. غلبه بر تعویق کار نیازمند ترکیبی از خودآگاهی، تنظیم اهداف و راهبردهای موثر برای مدیریت زمان و اولویت‌ها است.
دلایل به تعویق انداختن کار
چندین دلیل وجود دارد که ممکن است باعث تعویق کار در محیط کاری شود. در ادامه، چندین عامل رایج آورده شده است:
- احساس سربار شدن - وظایف پیچیده: افراد ممکن است با بار زیادی از کار یا احساس خستگی روبرو شوند. در چنین مواردی، آن‌ها به بیشتر انگیزه برای شروع یا به پایان رساندن وظایف به صورت موثر نیاز دارند. در مواقع دیگر، وظایف پیچیده ممکن است به چالش کارکرد آن‌ها بیاید و باعث شود که کمتر قادر به دستیابی به آن‌ها شوند که منجر به تأخیر و تعویق کار می‌شود.
- ترس از شکست: ترس از شکست یا انتقاد ممکن است با وجود مهارت‌های لازم برای انجام وظیفه در دست، منجر به تعویق کار شود.
- کمبود انگیزه: گاهی اوقات، کارمندان احساس می‌کنند که به دلیل زحماتی که می‌کشاند، پاداش مناسبی دریافت نمی‌کنند. این باعث کمبود انگیزه می‌شود که منجر به تعویق کار می‌شود.
- کمال‌گرایی: تعیین استانداردهای بسیار بالا برای کیفیت کار نیز می‌تواند به تعویق کار منجر شود. کارمندان ممکن است شروع به کار را تا زمانی که به مقدار کافی زمان دارند و برای تأمین آن استانداردها، آمادگی روانی دارند، به تأخیر بیندازند.
تاثیر تعلل بر کارمندان و کارفرمایان
تعویق کار به طور مساوی بر کارمندان و کارفرمایان تأثیر می‌گذارد و تأثیر قابل توجهی بر فرهنگ سازمانی دارد. هنگامی که کارمندان تعویق کار می‌کنند، ممکن است نتوانند به موقع مهلت‌های خود را رعایت کنند که باعث تأخیر در به پایان رساندن پروژه و در نهایت تأثیر منفی بر بهره‌وری شرکت می‌شود.
از سوی دیگر، هنگامی که کارفرمایان تعویق می‌کنند، این باعث افزایش هزینه‌ها و از دست دادن سود می‌شود. آن‌ها باید منابع را به سمت پروژه تخصیص دهند که منجر به هزینه‌های اضافی می‌شود. چنین رفتاری می‌تواند باعث آسیب به شهرت شرکت و باعث از دست دادن مشتریان شود.
با این حال، همه چیز گم نشده است. اگر فرهنگ سازمانی را تقویت کنید که مدیریت زمان و بهره‌وری را پشتیبانی کند، شرکت شما کمتر از تأثیرات منفی تعویق کار رنج می‌برد.
نمونه هایی از تعلل در کار
مثال‌هایی از تعویق کار در محیط کاری ممکن است عبارت باشد از:
- یک مدیر بازاریابی به طور مداوم تأخیر در نوشتن برنامه بازاریابی را تا زمانی که مهلت نزدیک شود به تأخیر می‌اندازد، که منجر به برنامه نویسی ناقص و ناکامل می‌شود.
- یک توسعه دهنده نرم‌افزار که تست نرم‌افزار را از طریق چندین نسخه به تأخیر می‌اندازد، که باعث تأخیر قابل توجه در به پایان رساندن پروژه و کاهش رضایت مشتری می‌شود.
- یک طراح گرافیک وقت بسیار زیادی را صرف مرور حساب‌های رسانه‌های اجتماعی یا خرید آنلاین می‌کند، که منجر به از دست دادن مهلت‌ها و پروژه‌های ناقص می‌شود.
- یک مدیر پروژه وقت زیادی را در جلسات می‌گذراند، که باعث تأخیر در به پایان رساندن پروژه و عدم پیشرفت می‌شود.
راهکارهایی برای اهمال کاری در کار
تعویق کار می‌تواند به شدت تأثیرگذار بر بهره‌وری فردی در محیط کاری باشد. خوشبختانه، چندین راهکار موثر برای پیشگیری از این رویه وجود دارد.
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای مبارزه با تعویق کار تعیین اهداف مشخص است. این اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، به موقع و قابل دستیابی باشند که به فرد در فعالیت‌های روزانه خود جهت مشخصیت مسیر و رسیدن به این اهداف کمک می‌کند.
تکنیک پومودورو نیز یک راه‌حل برای تعویق کار است. این تکنیک شامل تقسیم کار به بازه‌های کوچک 25 دقیقه‌ای است که به فرد اجازه می‌دهد که با تمرکز و شدت بر روی وظایف کاری خود کار کند و حتی در انجام کارهای چالش برانگیز پیشرفت کند.
تکنیک "خوردن قوری" نیز یک روش موثر برای پیشگیری از تعویق کار است که شامل شناسایی مهم‌ترین وظیفه روز و تمرکز کلی بر روی آن تا انجام آن تا پایان است. با اولویت‌بندی و انجام وظیفه مهم و چالش برانگیز قبل از هر چیز دیگر، فرد می‌تواند از تعویق کار جلوگیری کند و انگیزه خود را برای انجام باقی وظایف افزایش دهد.
قطعه بندی زمان نیز یک تکنیک مورد آزمایش است که شامل برنامه‌ریزی زمانی پیش از انجام کارهای خاص است. با تعیین بلوک‌های زمانی خاص برای کار، افراد کمتر به فعالیت‌ها و مسئولیت‌های دیگر منحرف می‌شوند یا دچار اشتباه می‌شوند.
ماتریس ایزنهاور نیز یک ابزار ارزشمند برای افرادی است که دچار مشکل در اولویت‌بندی وظایف خود هستند. این ماتریس فعالیت‌ها را بر اساس اضطرار و اهمیت در چهار چهارچوب قرار می‌دهد و نشان می‌دهد کدام اقدامات باید به طور فوری انجام شود و کدام می‌توانند به تعویق افتاده شوند.
روش "دریافت کارها" (GTD) نیز یک روش موثر برای پیشگیری از تعویق کار است که بر انجام و انجام اقدامات تأکید دارد و با شکستن وظایف بزرگ به چالش‌های کوچک‌تر و قابل دستیابی‌تر، افراد می‌توانند پیشرفت کرده و در نهایت به نتیجه‌ای که می‌خواهند برسند.
چگونه تصمیم بگیریم که کدام روش بهترین است؟
چندین عامل می‌تواند روش مناسب برای پیشگیری از تعویق کار را تحت تأثیر قرار دهد:
نوع کار می‌تواند بر بهترین روش برای انجام آن تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اگر کار شامل نوشتن یا خلاقیت باشد، تکنیک "پومودورو" که شامل تقسیم کار به قطعات کوچک زمانی است، ممکن است بیشترین تأثیر را داشته باشد. از طرف دیگر، اگر پروژه شامل تعیین اولویت و تصمیم‌گیری باشد، ماتریس ایزنهاور ممکن است بهترین راه‌حل باشد.
نوع شخصیت همچنین یک عامل مهم در تعیین روش استفاده شده است. برای افرادی که با انگیزه مشکل دارند، روش "خوردن قوری" می‌تواند راه‌حلی قدرتمند باشد، در حالی که افرادی که نیاز به ساختار و سازمان‌دهی دارند، از تکنیک قطعه بندی زمانی بهره خواهند برد. افرادی که به رویکرد کمتر ساختاری علاقه‌مند هستند، از روش "دریافت کارها" بیشتر استفاده می‌کنند.
همچنین، اولویت‌بندی نیز روشی که برای پیشگیری از تعویق کار انتخاب می‌شود را تحت تأثیر قرار می‌دهد. افراد ممکن است روش خود را بر اساس نوع وظیفه‌ای که باید انجام شود، انتخاب کنند. وظایف با اولویت بالا می‌توانند از روش "خوردن قوری" بهره ببرند، در حالی که وظایف کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر ممکن است بهترین گزینه برای قطعه بندی زمانی یا تکنیک پومودورو باشد.
در نهایت، محدودیت‌های زمانی هم می‌تواند روش مناسب برای پیشگیری از تعویق کار را تحت تأثیر قرار دهد، به خصوص برای افرادی که با زمان محدود برای کار دارند. تکنیک قطعه بندی زمانی به افراد اجازه می‌دهد تا بلوک‌های زمانی خاصی را برای کارهای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر در نظر بگیرند، در حالی که روش "خوردن قوری" بر تمرکز در انجام وظایف چالش برانگیز و با اولویت بالا بدون تأخیر تأکید دمی‌کند.
انگیزه به اهمال کاری کمک می کند
انگیزه و تعویق کار با هم مرتبط هستند. به عنوان انسان‌ها، ما تمایل داریم به دنبال لذت بودن و درد را از خود دور کنیم. به عبارت دیگر، یا برای انجام چیزی به دلیل جستجوی لذت اقدام می‌کنیم یا باید به دلیل اجتناب از درد این کار را انجام دهیم.
انگیزه در مرکز اعمال ما قرار دارد و اگر برای انجام یک کار خاص انگیزه کافی نداشته باشیم، آن را انجام نمی‌دهیم. معمولاً برای پیدا کردن انگیزه، به وظایفی که در حال انجام آن‌ها هستیم، پاداش‌هایی ارتباط می‌دهیم. اگر یک نتیجه مثبت به کار مرتبط باشد، ما برای انجام کار به موقع انگیزه خواهیم داشت.
چالش های غلبه بر اهمال کاری
مشکل در شروع کار
- نمی‌دانید کجا شروع کنید: شروع کردن به کاری که درباره آن هیچ اطلاعاتی ندارید، سخت است. در محیط کار، این موضوع معمولاً به دلیل پیچیدگی یا ترسناک بودن وظیفه است.
- احساس کارامد نبودن: گاهی اوقات، احساس می‌کنیم که دانش و مهارت لازم برای انجام یک کار خاص را نداریم.
- نمی‌خواهیم آن را انجام دهیم: در یک محیط حرفه‌ای، اغلب کارهایی که به نظرمان ارزشمند نیستند، مانند نوشتن گزارشاتی که هیچ کس نمی‌خواند، را انجام نمی‌دهیم.
نمی‌توانید آن را تمام کنید
- ترس: ممکن است از آن بترسید که افراد کار شما را دوست نداشته باشند، بنابراین راه‌هایی برای تعویق کار پیدا می‌کنید.
چگونه از تعویق کار در محیط کاری جلوگیری کنیم؟
چندین تکنیک برای جلوگیری از تعویق کار در محیط کاری وجود دارد:
- تعیین اهداف مشخص و واقع‌گرا
- ارزیابی تعویق کار شما
- ایجاد یک برنامه عمل
- تقسیم کارها به گام‌های قابل مدیریت
- اطمینان حاصل کنید که وظایف شما لذت‌بخش تر باشند
- تعیین مهلت زمانی
- برنامه‌ریزی برای مقابله با موانع
- شناسایی و مقابله با ترس‌های خود
- استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان
- ایجاد یک روتین شروع کار
دیدگاه خود را بنویسید